"Dự án không có vấn đề gì" là dự án nhiều vấn đề nhất

Posted 01/10/10 02:00 PM By PBC

Những chia sẻ từ buổi sinh hoạt PBC tháng 9.

 

Bạn gặp những vấn đề gì trong việc giao tiếp trong dự án?

 

-Thông tin đến các bên liên quan bị truyền tải chậm, không thông suốt

- Phía đối tác không chịu contact, "biến mất" vào những thời điểm chậm deadline

- Thành viên dự án không chủ động trao đổi thông tin

- Thành viên Dự án đến từ nhiều công ty, phong cách làm việc khác nhau nên không hiểu nhau, không có tiếng nói chung và leader chung

- Ngại giao tiếp với lãnh đạo cấp cao trong dự án

- Là quản lý dự án nhưng chưa biết cách diễn đạt thông tin 1 cách súc tích

- Có người luôn đưa ý kiến đối lập gây mất định hướng mục tiêu

v.v..

Rất nhiều khúc mắc liên quan tới việc trao đổi và giao tiếp được các thành viên tham dự buổi sinh hoạt PBC tháng 9 chia sẻ. Vậy là, thay vì trình bày cho mọi người về vai trò của communicate trong dự án, anh Quang Anh đã dành phần lớn thời gian để hỏi, thu nhận các khúc mắc và trực tiếp trả lời, đưa ra những lời khuyên cho mỗi người theo kinh nghiệm của anh.

Một dự án luôn đòi hỏi việc giao tiếp và trao đổi liên tục. Không chỉ trao đổi về chuyên môn công việc, trao đổi để thông tin cho các bên về tiến độ, các vấn đề phát sinh và cách xử lý mới chính là những yêu cầu quan trọng để quản trị dự án thành công. Tuy nhiên, như chia sẻ của 1 số người và bản thân anh Quang Anh thừa nhận, nhiều quản trị dự án rất thiếu kỹ năng này. Thiếu kỹ năng, nên không nắm được thông tin từ thành viên dự án, không điều hướng và thống nhất được ý kiến của các thành viên. Một số người lại nhút nhát, ngại va chạm, giao tiếp với lãnh đạo cao cấp nên khó để bảo vệ, giải trình tốt cho dự án của mình.

Thông tin khi dự án có vấn đề cũng là 1 câu chuyện được bàn đến. Tâm lý "tốt khoe, xấu che" là tâm lý chung của nhiều người, nên khi dự án gặp vấn đề, 1 số PM im lặng cố gắng tự giải quyết chứ không thông tin cho mọi người. Đến khi không giải quyết được, mọi chuyện vỡ lở thì việc giải quyết khó khăn hơn rất nhiều do các bên nắm thông tin quá muộn. Anh Quang Anh nói vui: Nếu dự án nào mà có PM luôn nói "Dự án không có vấn đề gì", thì chắc chắn là 1 dự án có rất nhiều vấn đề!!!

Một vấn đề đau đầu khác cho các PM là việc thông tin và xác định rõ vai trò của các bên cùng tham gia dự án. Từ khách hàng, đối tác, các nhà thậu phụ, nếu không có sự thông tin, thỏa thuận rõ ràng giữa các phía, phạm vi công việc của từng bên ngay từ đầu, thì trong quá trình làm việc sẽ nảy sinh hàng loạt vấn đề khó ăn khó nói, quy trách nhiệm hay đổ lỗi các phía. Cách xử lý tốt nhất chính là việc yêu cầu các bên cùng ngồi lại để thông tin trao đổi rõ ràng giữa các bên về các vấn đề, làm rõ vai trò và nhiệm vụ.

Anh Quang Anh lưu ý: Communicate là sự tương tác hai chiều. Quan trọng hơn cả, là sau khi truyền thông tin bạn phải nhận được feedback. Nhiều PM nhầm tưởng việc mình gửi thông tin, báo cáo cho đối tác, khách hàng và các bên liên quan là đã hoàn thành việc giao tiếp của mình rồi.Tuy nhiên việc bên kia xác nhận thông tin, có phản hồi về thông tin mới là hoàn thành chu trình giao tiếp.

Hai tiếng chia sẻ trôi qua nhanh chóng. Có lẽ còn rất nhiều vấn đề mà các thành viên tới dự chưa được giải đáp, mà theo anh Quang Anh, để hiểu cho tường tận thì các PM phải cần tới cả 1 khóa đào tạo về communicate. Tuy nhiên, trong phạm vi buổi chia sẻ của PBC, các thành viên có kinh nghiệm lâu năm chia sẻ cái quan trọng nhất là phải thẳng thắn, rõ ràng trong thông tin.

Một số tư liệu từ buổi sinh hoạt tháng 9:

Video Communicate trong dự án:

Slide anh Quang Anh chia sẻ

Project Communication

 

Một số hình ảnh

Lắng nghe các khúc mắc của người tham dự

Anh Quang Anh và anh Hải Thanh - 2 thành viên trong BCN chia sẻ rất nhiệt tình

Share your comments
I agree with all Terms of Use *
Comments

Archives

February 2021
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28
15555996
readers